アフターサービス·2026-10-17

整備・サービスの管理システムとは｜入庫から作業・売掛・履歴まで一元化

整備の1件ごとに入庫理由、作業内容、進捗、入庫予定日、完了日、顧客名、車両、金額を一覧管理するRibbonのサービス管理画面
サービス管理。整備の 1 件ごとに入庫理由、作業内容、進捗、入庫予定日、完了日、顧客名、車両、金額が並びます。ステータスと種別で絞り込み、CSV の取込と出力ができます

この記事の要点

  • 整備の取りこぼしは、入庫、作業、会計、履歴が別々の道具に分散することから起きます
  • 整備管理システムで 1 つにできる範囲は、入庫受付から作業明細、ピット、代車、売掛と入金、整備履歴までです
  • 法定の点検整備記録簿、保証の請求、リコールの管理は既存の DMS 側で行い、Ribbon は顧客と履歴の側を受け持ちます
  • 整備を車検呼び込み、顧客カード、会計 CSV と同じ基盤に乗せると、満了案内から入庫、次回提案、仕訳までが 1 本の流れになります
  • システムは、作業だけか業務全体か、車検、売掛、顧客、会計との連携可否で選びます

この記事で分かること

  • 整備現場の紙、電話、記憶への依存で起きる抜け漏れ
  • 整備管理システムで 1 つにできる範囲と、Ribbon の実画面で見える項目
  • 車検呼び込み、顧客カード、会計 CSV と同じ基盤に乗せる意味と、既存の DMS との役割の分け方
  • 整備管理システムの選び方と、導入の順番

対象読者：整備工場、自動車ディーラーのサービス部門の経営者、サービスフロント、工場長｜読了目安：約9分

目次

整備の取りこぼしは道具の分散から起きる

整備は、作業が終われば完結する業務ではありません。入庫の受付から、作業、ピットと代車の手配、費用と売掛の回収、整備履歴の蓄積までが、1 台ごとに 1 本の流れでつながっています。この流れが道具ごとに分断されると、忙しい現場ほど漏れが起きやすくなります。

月末の工場で起きがちな流れを追ってみます。受付はホワイトボード、作業指示は紙、費用は見積ソフト、入金は会計、履歴はメカニックの記憶にある状態です。このまま月末を迎えると、作業は終わっているのに請求が立っていない 1 台が見つかります。

請求先が保険会社で、見積の控えはバインダーにあり、入金の確認は経理にある。同じ 1 台の情報が、部門と道具をまたいで散らばっています。

整備・サービス部門でよく起きる抜けは、次の 4 つに整理できます。

整備伝票を起こす道具と、請求を会計に渡す道具が別で、同じ内容を打ち直している店も少なくありません。根っこは、1 台の状態と経緯が 1 か所に集まっていないことにあります。受付、作業、会計、履歴が別々の道具にあると、今この 1 台がどの段階かを誰も即答できなくなります。

整備管理システムで1つにできる範囲

整備管理システムの良さは、分散した 1 台の整備を 1 つの記録に束ねられることです。Ribbon の実画面を例に、入庫から履歴まで順に見ていきます。

入庫受付と進捗

1 台の整備記録に、入庫理由、作業内容、入庫予定日、完了日、金額を持ちます。進捗は入庫予定、確定、作業中、完了の工程で追い、ステータスと種別で一覧を絞り込めます。フロントも工場も同じ 1 台を同じ言葉で見られるので、電話で聞き回る必要がなくなります。

記録の編集画面は、受付、入庫チェック、作業明細、費用・精算、点検記録、完了・納車のタブに分かれています。入庫チェックでは走行距離と残燃料を入力し、外装のキズや凹みの位置を車両図のゾーンで記録します。入庫時の現状控えがここに残るので、納車時のトラブルを避けやすくなります。

Ribbonのサービス記録編集の入庫チェックタブ。走行距離、残燃料レベル、外装チェック、ボディのキズと凹みの位置を車両図のゾーンで記録する
サービス記録編集の入庫チェック。走行距離を入力すると保有車両の走行距離も更新されます。残燃料レベルと外装チェックに加え、車両図のゾーンをタップしてキズや凹みの位置を記録します

ピットと代車の手配

限られたピットと代車を、作業の段取りと突き合わせて手配します。空きが見えれば、二重予約や代車不足を避けられます。

リフト別の列と時間帯の行に入庫予約を並べるRibbonのピット割当ボード
ピット割当ボード。リフトごとの列に時間帯単位で入庫予約を並べ、左の入庫予約のカードをドラッグして割り当てます。日、週、月で表示を切り替え、予約済、作業中、完了の件数を上部に表示します

代車の貸出はカレンダーとガントチャートで管理し、二重予約を検出します。ピットと代車が同じ基盤にあると、入庫予定を決めた時点で両方の空きを確かめられます。

費用と売掛

整備の会計は、その場での現金払いだけではありません。部品代、工賃、値引き、消費税を 1 台ごとに持ち、合計金額と原価、粗利を同じ記録で見られます。

整備の費用を部品代、工賃、値引き、消費税、合計、原価合計、粗利、粗利率で持つRibbonの費用・精算タブ
サービス記録編集の費用・精算。部品代、工賃、値引き、小計、消費税、合計金額と、原価合計、粗利、粗利率を 1 記録で持ちます。外注費は社内原価として扱い、顧客への請求には加算されません

請求が後になる売掛は、未収一覧で誰にいくら残っているかを把握できると、月末の回収漏れが減ります。

整備の売掛と未収を入庫日、顧客、車両、請求先、税込合計、入金済、未収、経過日数で一覧表示するRibbonの整備売掛・未収一覧
整備売掛・未収一覧。未収件数と未収合計を上部に表示し、入庫日、顧客、車両、請求先、税込合計、入金済、未収、経過日数、入金状況を一覧で見られます。各行から入金を記録できます

整備履歴の蓄積

いつ、何の作業を、いくらで行ったかが、車両と顧客に紐づいて時系列で残ります。顧客カードのサービスタブには、車検や板金修理などの記録が入庫予定、完了日、走行距離、金額とともに並びます。これが次回案内や買い替え提案の土台になります。

既存の DMS との線引き

輸入車のディーラーでは、メーカー（インポーター）指定の DMS が販売も整備も扱うのが普通です。法定の点検整備記録簿、保証の請求、リコールの管理は、既存の DMS 側で行います。Ribbon はそこを置き換えず、顧客と履歴の側を受け持ちます。

使い分けは、整備の基幹システムがあるかどうかで変わります。メーカー指定の DMS で作業明細や請求まで回している店では、Ribbon は整備の記録を顧客カードと車検呼び込みにつなぐ側に絞ると、二重入力が増えません。作業明細、費用、売掛、会計 CSV までを Ribbon で持つのは、整備の基幹システムを別に持たない店での使い方です。

無料デモ受付中：サービス管理、費用・精算、整備売掛・未収一覧、ピット割当ボードの実画面をご確認いただけます。無料デモの申し込みはお問い合わせからどうぞ。

車検呼び込みと顧客カードと同じ基盤に乗せる意味

整備管理システムを作業の道具で終わらせず、顧客カードと車検呼び込みと同じ基盤に乗せる理由は 3 つあります。

  1. 車検が整備入庫のいちばん大きな入口だからです。車検満了日からの呼び込みと、入庫予定、整備作業、次回案内が同じ基盤にあれば、満了が近い顧客への案内から入庫までが分断なく回ります
  2. 整備履歴が次の提案を生むからです。前回の作業と走行距離が履歴から分かれば、案内のタイミングを逃しにくくなります
  3. 顧客との関係が 1 画面で見えるからです。整備が顧客カードに残れば、営業、フロント、経理が同じ 1 人の顧客を同じ情報で見られます

Ribbon の車検点検呼び込みは、保有車両の車検満了日から対象を月別に抽出し、呼び込み結果と入庫予定日を一覧で管理します。呼び込みを自動で作る条件は、顧客の源泉とブランドの組み合わせごとに店舗単位で設定できます。車検からの入庫を増やす考え方は整備の稼働率を上げる4つのレバーで扱っています。満了案内の運用は車検入庫率を上げる6つの状態管理に詳しく書いています。

逆に、整備だけが独立したソフトにあると、車検呼び込みや顧客管理とデータが分断してしまいます。入庫の機会を、次の案内につなげにくくなります。

会計へはCSVでつなぐ

整備の請求が立った後、仕訳を会計ソフトへ手で打ち直すと、月末の締めに時間がかかります。Ribbon は会計マスタで売上の種別ごとに科目を設定し、freee などの会計ソフト向けの CSV を出力します。会計ソフトの多くは CSV での取込に対応しているため、仕訳の打ち直しを減らせます。

会計への連携まで含めて同じ基盤にあると、整備の 1 台が受付から仕訳まで 1 本の流れになります。整備管理を専業ソフトではなくディーラーの統合基盤で持つ意味は、ここにあります。

整備管理システムを選ぶ5つの判断軸

整備管理システムを選ぶとき、現場で役に立つ判断軸を 5 つ挙げます。

  1. 作業だけか、業務全体か。見積や作業指示書の作成だけのソフトか、入庫受付からピット、代車、売掛、履歴までを管理できるか。書類作成だけだと、会計と履歴は別管理のまま残ります
  2. 売掛と入金に対応できるか。請求先が分かれ、入金が後になる整備の実態に、1 台ごとの未収管理で対応できるか。現金前提の作りだと、後収の売掛がこぼれやすくなります
  3. 車検と点検につながるか。車検呼び込みと整備入庫が同じ基盤にあるか。ここが切れていると、いちばん大きな入庫の入口を活かせません
  4. 顧客管理につながるか。整備履歴が顧客カードに残り、営業とフロントが同じ顧客を見られるか
  5. 会計につながるか。会計ソフト向けの CSV を出せるか。科目の設定を自店の会計に合わせられるか

このうち 3 から 5 は、整備を単独の作業管理で終わらせるか、ディーラー業務の一部として束ねるかの分かれ目になります。選定の全体像はディーラーCRMの選び方で整理しています。

メーカー指定の DMS を使っている店では、記録簿や保証の請求を DMS に残したまま、顧客と履歴の側だけを乗せられるかも確かめておくと安心です。

導入の進め方

整備管理のシステム化も、一気に全部を変えると現場が止まってしまいます。段階的に進めるのが現実的です。

  1. 整備履歴と費用の記録から始めます。まず 1 台ごとの作業と費用を 1 記録に集めます。ここだけでも利益の中身と履歴が見えてきます
  2. 売掛と入金の管理を乗せます。未収一覧で月末の請求の止まりを拾います
  3. ピットと代車の手配をつなぎます。受付とピット、代車を突き合わせ、段取りの重なりをなくします
  4. 車検呼び込みと顧客カードにつなげます。満了案内から入庫、次回提案までを線にします
  5. 会計 CSV を出します。科目を会計マスタで設定し、仕訳の打ち直しをなくします

最初から完璧を目指さず、1 台の整備が受付から会計と履歴まで 1 つに乗る状態を作ります。それだけでも、冒頭に挙げた請求の止まりは減ります。既存システムの履歴は CSV で取り込めるので、並行運用から始められます。

Ribbonが備える整備・サービス管理機能

整備・サービス管理では次の機能を備えています。

料金の目安は料金ページで確認できます。

よくある質問（FAQ）

整備管理システムと整備ソフトは何が違うのですか？

呼び方の違いで、指すものは大きく重なります。整備ソフトは作業指示書や見積の作成といった書類作成に重心がある場合が多いです。整備管理システムは入庫受付から作業、費用、売掛、整備履歴までの業務全体の管理を指すことが多くなります。実際の現場では作業も会計も履歴も 1 本の流れなので、どこまでを 1 つで扱えるかが選ぶときの差になります。

メーカー指定の DMS を使っていても導入できますか？

できます。法定の点検整備記録簿、保証の請求、リコールの管理は、これまでどおり既存の DMS 側で行います。Ribbon は DMS を置き換えるのではなく、顧客と履歴の側を受け持ちます。整備の記録を顧客カードと車検呼び込みにつなぎ、営業とフロントが同じ顧客を見られるようにする役割です。

部品の在庫ともつながりますか？

Ribbon には部品在庫の管理があり、整備の明細と在庫の部品を連動させられます。発注点や棚卸も同じ基盤で扱えます。どこまで使うかは、DMS 側の部品管理との分け方を決めてから選ぶと迷いません。

小さな整備工場でも導入する意味はありますか？

あります。少人数ほど受付、作業、会計、案内を兼任するので、紙と記憶に頼ると抜けが増えがちです。入庫から会計と履歴までが 1 つに乗るだけで、引き継ぎや次回案内が仕組みになります。最初から全機能を使う必要はなく、整備履歴と費用の記録から始められます。

まとめ

まずは今月入庫した車のうち、作業は終わったのに請求や入金の確認が済んでいない台数を数えてみてください。その台数と、確かめるのにかかった時間が、整備の記録を 1 か所に集める理由になります。始めるのは、整備履歴と費用の記録からで十分です。

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